¿Qué son los Document Management System (DMS)?

Los Document Management System (DMS) son programas o aplicaciones que le permiten a las empresas o instituciones realizar procesos de gestión documental sobre sus contenidos electrónicos.

Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental. Imagen tomada de BCC ECM

Los Document Management System (DMS), o conocidos en español como Sistemas de gestión documental, son programas o aplicaciones que le permiten a las empresas o instituciones realizar procesos de gestión documental sobre sus contenidos electrónicos, entendiendo por gestión documental, como lo estipula la ISO 15489-1: 2001 (Citado por Universitat Oberta de Catalunya, s.f), el control que se ejerce sobre los documentos, desde el momento de su creación hasta su utilización, pasando por la recepción, la descripción, el mantenimiento y la disposición, para que dichos documentos pueden ser recuperables por quienes lo necesitan.

Anteriormente, las empresas poseían un archivo físico en donde clasificaban y almacenaban los documentos que producían diariamente, como lo eran los recibos, los informes, las actas. Un proceso de recuperación de un documento en específico, y más si el archivo no estaba bien organizado, podía tomar mucho tiempo. De este modo, y buscando dar solución a este problema, aparecen los DMS para reducir el tiempo de recuperación de los documentos y así optimizar los procesos organizacionales, pues las empresas han reconocido que la información y el conocimiento que ellas producen son uno de sus activos más importantes y que, por lo tanto, debe gestionarse, no solo para ser más competitivos y asegurar la supervivencia de la empresa, sino también para generar procesos de innovación, tomar decisiones más rápido y prestar servicios al cliente más efectivos.

Actualmente, en el mercado, hay DMS gratuitos y por licencia, de código fuente cerrado y abierto, básicos y exhaustivos. Cada uno de ellos puede tener sus propias funciones, poseer requisitos tecnológicos diferentes y utilizar metadatos distintos. Algunos de los más famosos son Alfresco, aFileCabinet, Nuxeo, Orfeo y Sharepoint. No obstante, todos ellos comparten características y beneficios similares, los cuales pueden resumirse en los siguientes (IBISCOM, s.f.; DocuWare, 2015; Universitat Oberta de Catalunya, s.f.) :

  • Todos los documentos están en un mismo sitio, evitando la pérdida de información
  • Acceso inmediato y remoto al DMS
  • Resultados de búsqueda más adecuados y rápidos gracias al proceso de indexación
  • Optimización y transparencia de procesos mediante flujos de trabajo
  • Al estar en la nube, los espacios destinados al almacenamiento de los documentos físicos puede reducirse
  • Los documentos no se pierden en caso de incendios e inundaciones
  • Cumplimiento de regulaciones sobre custodia de documentos
  • Integración con otros programas, como el correo electrónico
  • El proceso de subida y descripción es semi o completamente automático
  • Control sobre la versiones de los documentos
  • Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos
  • Son más fáciles los procesos de descarte y control sobre el ciclo de vida de los documentos

En conclusión, son muchos los beneficios que traen este tipo de sistemas al momento de organizar y recuperar la información. No obstante, es importante tener presente que la empresa o institución debe evaluar cada uno de los sistemas actualmente ofertados en el mercado para elegir aquel que se adapte mejor a su capacidad tecnológica y a sus necesidades institucionales.

 

Referencias

DocuWare [DocuWare español] (2015, diciembre 7). ¿Qué es la gestión documental digital? [Archivo de vídeo] Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw

IBISCOM (s.f). Caracteristicas operativas y normativas del sistema de gestión documental. Recuperado de  http://www.ibiscom.net/index.php/es/alianzas/21-sigdea-docma/61-caracteristicas-operativas-y-normativas

Universitat Oberta de Catalunya (s.f). Gestión documental: ¿Qué es un sistema de gestión documental (SGD)? Recuperado de https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html

 

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